Obecnie prawie wszystkie agencje borykają się z problemami zachowania ogromnej liczby dokumentów papierowych i organizowania operacyjnego dostępu do zawartych w nich informacji. Tradycyjnie problemy te rozwiązuje się za pomocą archiwów papierowych. Nie spełnia to jednak wymagań czasu: nośniki papierowe są krótkotrwałe, podlegają procesowi starzenia. System Krs Scout pozwala szybko znaleźć niezbędne pliki i dokumenty.